Autora: Roberto Alonso Tajadura
A la hora de adquirir la personalidad jurídica necesaria para operar en los mercados, las empresas deben proceder, en el Registro Mercantil que corresponda a su provincia, a la oportuna legalización de los libros de contabilidad.
Con carácter general, y de acuerdo con el Código Mercantil (arts. 25 y siguientes), las empresas están obligadas a llevar, en orden y al día, los siguientes documentos:
- el libro diario en que se registran, sistemáticamente y por riguroso orden cronológico, todas las transacciones y hechos económicos que realiza la empresa a lo largo de cada ejercicio económico. En este sentido, el libro diario se sirve de los consabidos asientos contables para anotar las operaciones que se han producido.
- el libro de inventarios y cuentas anuales, que incluye:
– el balance inicial detallado de la empresa.
– el inventario de cierre de la empresa (a fecha de 31 de diciembre).
– las cuentas anuales:
– balance de situación.
– cuenta de resultados.
– estado contable de cambios en el patrimonio neto.
– estado de flujos de efectivo.
– memoria.
- el libro de actas que recoge los acuerdos tomados por las Juntas Generales de Socios, expresando los datos referentes a su convocatoria, el resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones producidas, los resultados de las votaciones, etc. Este documento debe abrirse con el acta de constitución de la sociedad.
Al margen de los anteriores, son también obligatorios:
– el libro registro de socios o de acciones nominativas, en función del tipo de sociedad.
– el libro de contratos del socio único, en caso de sociedades unipersonales.
La conservación de estos libros es obligatoria durante seis años, y el cese de la actividad no exime del deber de conservarlos, habida cuenta del valor probatorio que puedan tener.
Con carácter voluntario, la empresa puede llevar también el llamado libro mayor. Este documento recoge, a medida que se registran las operaciones contables en el libro diario, el saldo de las cuentas empleadas. La información que proporciona permite, a su vez, confeccionar los llamados balances de comprobación de sumas y saldos.
De acuerdo con la Ley 14/2013, de Apoyo a emprendedores y su internacionalización, este procedimiento únicamente puede efectuarse en soporte electrónico y por vía telemática, lo que implica la definitiva supresión del soporte papel y, por consiguiente, de la legalización física o material de los libros.
Dicha ley establece también que la legalización en soporte electrónico y por vía telemática tiene una periodicidad anual que debe realizarse antes de que trascurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio (31 de diciembre).
En relación con la presentación y el depósito de las cuentas anuales, el Código de Comercio (arts. 34 y siguientes), el Reglamento del Registro Mercantil y, de forma más específica, la Ley de Sociedades de Capital de 2010, establecen que la contabilidad de la empresa es responsabilidad de los empresarios o administradores de la misma, los cuales deben respetar los siguientes plazos:
– plazo de formulación de las cuentas anuales: 3 meses desde el cierre del ejercicio, es decir, hasta el 31 de marzo del año siguiente.
– plazo de legalización de los libros de contabilidad: 4 meses desde el cierre del ejercicio (hasta el 30 de abril), como hemos indicado anteriormente.
– plazo de aprobación de las cuentas anuales en Junta General Ordinaria: 6 meses desde el cierre del ejercicio (hasta el 30 de junio).
– plazo de depósito de las cuentas anuales: 1 mes a partir de la fecha de aprobación de las mismas (como máximo, hasta el 30 de julio).
En virtud de la consideración de las cuentas anuales como bien público, el Registro Mercantil constituye un instrumento de publicidad legal al que todo el mundo puede acceder para conocer el estado económico, financiero y patrimonial de las sociedades y las empresas.
Conviene saber, también, que deben registrarse y depositarse en el Registro Mercantil el acta de la Junta General de socios, los acuerdos adoptados que se refieran a la aprobación de las cuentas anuales y la propuesta de distribución de resultados, y los informes de auditoría y gestión de la empresa cuando éstos sean obligatorios.
Al respecto, nuestro Ordenamiento Jurídico contempla la posibilidad de sancionar a las empresas cuando éstas incumplan las expresadas obligaciones en materia de presentación y depósito de documentos y cuentas anuales.
